correo electrónico
correo electrónico
(Resumo da unidade formativa UF0319 - CODIX )
guía
A estrutura dos diferentes clientes de correo electrónico é semellante, dispoñendo dun área onde se sitúan os distintos cartafoles con mensaxes, a lista de mensaxes do cartafol sinalado e o contido da mensaxe que teñamos escollida.
No cliente de correo electrónico podemos atopar as seguintes seccións:
Se o facemos dende Gmail, temos que abrir "Axustes" ("Ver tódolos axustes")
guía
Utilización
e configuración do correo electrónico como intercambio de
información
Case 20 anos antes
de que aparecese a primeira web nacía o correo electrónico. Foi da
man de Ray Tomlinson un enxeñeiro que, ademais, estableceu o símbolo
@ como un sinal identitario no mundo dixital.
O símbolo @ nos
inicios do correo electrónico foi usado como sinónimo de situado
en, de xeito que usuario@maquina simbolizaba ao usuario localizado ou
situado na máquina.
Na actualidade a
rede social Twitter tamén identifica aos seus usuarios e usuarias co
símbolo @ diante do seu nome.
Un enderezo de
correo electrónico está composto por un nome de conta usuaria e un
nome de dominio, separados por un símbolo de arroba: @.
Por exemplo:
conta@servidordecorreo.com é un enderezo de correo electrónico que
nos permite identificar un enderezo coa persoa usuaria "conta"
no dominio servidordecorreo.com.
Para que realmente
exista ese enderezo de correo electrónico e poida enviar e recibir
mensaxes debe existir un servidor de correo como o citado no enderezo
(no exemplo servidordecorreo.com) e creada unha persoa usuaria nese
servidor (no exemplo conta).
Isto quere dicir que
a simple existencia dun servidor de correo non determina que todas as
persoas teñan unha conta nel. Por ese motivo é moi importante
identificar moi ben o enderezo de correo para evitar enviar mensaxes
a quen non corresponda ou incluso a destinatarios inexistentes. exemplo
Un Servidor de correo é unha máquina que permite enviar e recibir mensaxes de
correo electrónico entre os usuarios desta máquina e outros
usuarios doutros servidores de correo que estean conectados na mesma
rede (entenderemos que cando falamos de rede estamos a referirnos a Internet).
É habitual que un mesmo nome de servidor sexa tamén servidor web ou calquera outro servizo en Internet.
É habitual que un mesmo nome de servidor sexa tamén servidor web ou calquera outro servizo en Internet.
Por exemplo, aínda que yahoo.es
é un enderezo web, tamén é un servidor de correo, podendo existir
enderezos como exemplo@yahoo.es.
Un cliente de correo é un programa informático destinado á recepción,
emisión e organización de mensaxes de correo electrónico. É o
equivalente a un navegador web pero pensado para os nosos correos.
Deste xeito é posible consultar as mensaxes que nos envían, enviar
mensaxes a outras
persoas e organizar
a nosa información de mensaxería.
En ocasións, é
posible consultar o noso correo electrónico mediante unha páxina
web. É o que se coñece como cliente de correo web. A vantaxe
principal é que podemos consultar o noso correo desde calquera lugar
onde teñamos un navegador, sen necesidade de estar ligados ao noso
programa
de correo
particular.
O correo web é un xeito de acceder ao correo electrónico mediante un navegador web. Realmente ao que accedemos é a unha páxina que simula un cliente de correo electrónico cunhas funcionalidades en ocasións limitadas pero suficientes para a consulta e a redacción de mensaxes.
A xestión dun correo por web precisa dunha conexión continua á rede Internet a diferenza do caso dun cliente instalado no noso computador que só precisa conexión durante a descargar dos correos e posteriormente cando queiramos enviar. Podemos así redactar mensaxes e gardalas para o seu
envío posterior.
A diferenza dun cliente, o uso dun correo web non ocupa espazo en disco porque realmente non estamos descargando os correos. Un programa de correo electrónico que almacene os nosos correos pode chegar a ocupar moito espazo se ademais os correos inclúen ficheiros adxuntos de gran tamaño.
Debemos ter en conta ademais que o uso dun correo web en lugares públicos obríganos a ser cautos no uso dos nosos contrasinais e é moi importante premer sempre no botón de Saír ou Desconectar ou Pechar a sesión para que ningunha outra persoa poida acceder á nosa conta máis tarde.
O correo electrónico
funciona seguindo a estrutura dun sistema cliente-servidor no
que un cliente se conecta a un servidor para obter as mensaxes de
correo ou para enviar as novas redaccións.
Existen certos
computadores conectados a internet que funcionan como servidores de
correo electrónico e nós conectámonos a eles cun cliente para
consultar e enviar as nosas mensaxes.
A conexión do noso
programa de correo require de certas configuracións que nos
proporciona o servizo onde temos o correo. En particular precisamos
dun nome de persoa usuaria e contrasinal para acceder ao servidor e
os enderezos do servidor de correo entrante e o servidor de saída,
xa que os servidores de correo manexan distintos servizos para
recibir e para enviar mensaxes.
O servidor de
recepción de mensaxes habitualmente é de tipo POP , o
nome do protocolo de recuperación de mensaxes de correo electrónico.
Protocolo de correo entrante é POP3
IMAP: Protocolo de recepción de mensaxes, que fai que o cliente se comporte como un webmail e teña que sincronizar os cartafoles do correo en cada conexión
POP: Protocolo de recepción de mensaxes, no que o cliente descarga os correos na bandexa de entrada
SMTP: Protocolo de envío de mensaxes
Webmails → Gmail, Yahoo.
E o do servidor
de envío de mensaxes é de tipo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) que é o que se encarga de enviar as mensaxes ás
contas de destino.
É por este motivo
que á hora de configurar unha conta de correo electrónico
necesitamos os seguintes datos:
nome da conta
de correo electrónico: nome@exemplo.com
Servidor de correo
entrante: pop.exemplo.com
Nome de persoa
usuaria: nome_pop_exemplo
Contrasinal de
persoa usuaria: contrasinal_pop_exemplo
Servidor de correo
saínte: smtp.exemplo.com
Nome de persoa
usuaria: nome_smtp_exemplo
Contrasinal de
persoa usuaria: contrasinal_smtp_exemplo
Tamén existe o
protocolo IMAP que fai que as mensaxes estean sempre
sincronizadas co servidor.
As diferenzas entre
os dous tipos son que mediante POP o correo se descarga no noso
computador e se borra do servidor (se así o establecemos) mentres
que con IMAP os correos non se descargan senón que accedemos
directamente a eles no propio servidor.
As vantaxes e
desvantaxes dependen principalmente de se mantemos unha conexión a
Internet continua ou non xa que POP facilita a lectura das mensaxes
se estamos desconectados.
O proceso de lectura
de mensaxes é o seguinte:
cando accedemos ao
noso cliente de correo electrónico éste conéctase ao servidor de
recepción POP que ten configurado e analiza se hai novas mensaxes.
De ser así descarga o contido no noso cliente para que poidamos ler
comodamente.
Se o que queremos é
responder ou enviar unha nova mensaxe, precisamos dun enderezo de
correo de destino. Entón o noso cliente envía a mensaxe ao servidor
SMTP, que é o que se encarga de buscar o servidor do enderezo de
destino, para que a outra persoa poida consultar a mensaxe recibida
como vimos no paso anterior.
Este proceso de
envío e recepción de mensaxes é practicamente inmediato e
transparente para nós debendo simplemente ter en conta cal é o
enderezo de destino.
Para redactar un correo electrónico só precisamos:
enderezo de
correo electrónico da persoa destinataria, un asunto ou
título ou resumo do noso correo (opcional) e o contido do correo
(corpo) que pode ser en forma de texto, incluír imaxes,
vídeos ou anexar calquer tipo de documentos.
En canto aos
enderezos de destino existen tres opcións:
O campo Para
é o máis habitual e serve para seleccionar as persoas destinatarias
do correo. Pero, se adicionalmente queremos que ese correo chegue a
outros destinatarios secundarios, usaremos o campo
CC (siglas de Carbon Copy ) e o campo
CCO (siglas de Blind Carbon Copy ; Copia Carbón Oculta) que se utiliza para enviar unha copia do correo a terceiras persoas de xeito que os destinatarios principais (Para:) e secundarios (CC:) non vexan ese envío.
CC (siglas de Carbon Copy ) e o campo
CCO (siglas de Blind Carbon Copy ; Copia Carbón Oculta) que se utiliza para enviar unha copia do correo a terceiras persoas de xeito que os destinatarios principais (Para:) e secundarios (CC:) non vexan ese envío.
É dicir, á hora de
recibir un correo electrónico podemos ver a quen ía dirixido e quen
ía en copia, pero nunca veremos quen ía en copia oculta, o cal pode
ser moi útil en determinados escenarios, como por exemplo, enviar
unha copia do correo a un enderezo noso persoal que non queremos que
se coñeza.
Na caixa destinada
ao Asunto do correo debemos describir claramente cal é o
contido da mensaxe. É importante ser o suficientemente claro,
directo e explícito xa que no resumo do noso cliente de correo este
elemento é a primeira referencia que se visualiza na caixa de
mensaxes o cal permitiría
unha atención
prioritaria con respecto a outros correos recibidos, de ser
necesario.
No corpo da
mensaxe que imos enviar podemos redactar o noso texto axudado por
algúns elementos básicos de edición como pode ser o tipo de letra,
negras, cursivas, sangrías. En calquera caso, debemos ter certa
precaución co uso destes elementos xa que pode que o destinatario
non os visualice correctamente se o seu cliente de correo só le os
textos recibidos sen formato ningún.
Finalmente podemos
engadir anexos ficheiros ás nosas mensaxes, o cal permite
enviar ao receptor imaxes, sons ou calquera documento que desexemos
facerlle chegar.
Debemos ter en conta que certos servidores de correo teñen limitacións en canto ao tamaño no envío e recepción de anexos, polo que non deberiamos exceder en demasiados Mb. no tamaño dos adxuntos. De ser necesario é preferible utilizar un espazo de almacenamento temporal e enviar unha ligazón coa descarga do ficheiro.
Debemos ter en conta que certos servidores de correo teñen limitacións en canto ao tamaño no envío e recepción de anexos, polo que non deberiamos exceder en demasiados Mb. no tamaño dos adxuntos. De ser necesario é preferible utilizar un espazo de almacenamento temporal e enviar unha ligazón coa descarga do ficheiro.
Se necesitamos anexar arquivos grandes teremos que utilizar outras solucións.
A maior parte dos
clientes de correo electrónico son semellantes, separando a lista de
contas de correo e cartafoles das mensaxes e os seus contidos.
Existen moitas
aplicacións para a xestión do correo electrónico como poden ser
Mozilla Thunderbird ou Evolution Guía Evolution Gnome Evolution Fai uns anos tamén estaba Microsoft Mail
Dende Arquivo / Conta de correo existente) escribimos o enderezo de Gmail e o contrasinal.
Thunderbird detectará automáticamente a configuración de servidores que deberá usar, pero antes de poder comezar a xestionar a nosa conta de Gmail en Thunderbird abrirase unha páxina web onde deberemos iniciar sesión coa nosa conta de Google.
Isto é necesario para darlle permiso a Thunderbird para acceder ao noso correo electrónico de Gmail.
Débese revisar en "Preferencias" / xeral / "Rede e espacio en disco" / conexión : se conectamos mediante proxy
A estrutura dos diferentes clientes de correo electrónico é semellante, dispoñendo dun área onde se sitúan os distintos cartafoles con mensaxes, a lista de mensaxes do cartafol sinalado e o contido da mensaxe que teñamos escollida.
No cliente de correo electrónico podemos atopar as seguintes seccións:
A barra de menús
contén os diferentes menús da aplicación habituais na maior parte
de programas informáticos.
A barra de botóns
proporciona atallos ás accións máis frecuentes como redactar
correos, respondelos, imprimilos.
Na caixa de mensaxes
obtemos a lista de correos electrónicos contidos no cartafol de
correo seleccionado na caixa de cartafoles de correo.
A caixa de
cartafoles de correo contén:
• unha caixa de
entrada na que se almacenan todos os correos recibidos
• un cartafol de
borradores para os correos que estamos redactando e aínda non
enviamos
• unha caixa de
saída cos correos que están sendo procesados para o envío
• un cartafol de
correo lixo (spam) para aquelas mensaxes non desexadas
• un cartafol de correo enviado no que se sitúan os correos electrónicos xa enviados
• un cartafol de correo enviado no que se sitúan os correos electrónicos xa enviados
• un cartafol lixo
onde están os correos que borramos, por se queremos recuperalos
• e un cartafol de
modelos con mensaxes tipo que utilizamos con frecuencia e que nos
permiten aforrar tempo de redacción
• ademais podemos
crear todos os cartafoles adicionais que precisemos para organizar as
nosas mensaxes.
A caixa de lectura
divídese nunha parte superior onde figura a cabeceira co enderezo
das persoas remitente e destinataria, o asunto da mensaxe e a data de
emisión. E unha parte inferior na que podemos ler o contido da
mensaxe co texto, imaxes, etc. que conteña.
Evolution
inclúe varios botóns de acceso directo á libreta de Contactos, o
Calendario coas nosas actividades sinaladas, as Tarefas coas accións
que debemos levar a cabo e as Notas con información persoal.
Estas catro
ferramentas adicionais incluídas en Evolution permiten manter unha
organización total da nosa mensaxería e accións de traballo e
pretenden simular o funcionamento da axenda tradicional en papel
Lectura do correo
Para a lectura do
noso correo electrónico debemos, en primeiro lugar, seleccionar o
cartafol que contén as mensaxes que nos interesan.
No caso da lectura das mensaxes recibidas, estas sitúanse por defecto no cartafol Caixa de entrada e sinalarase o número de mensaxes sen ler co seu número entre paréntese.
No caso da lectura das mensaxes recibidas, estas sitúanse por defecto no cartafol Caixa de entrada e sinalarase o número de mensaxes sen ler co seu número entre paréntese.
Cando temos marcado
o cartafol veremos na caixa de mensaxes do lado dereito unha lista
cos correos que contén. No exemplo da imaxe só hai unha mensaxe en
letra grosa o cal significa que aínda non visualizamos todo o seu
contido).
Se prememos sobre
esa mensaxe, previsualizarase o seu contido na parte inferior para
poder ler a mensaxe completa. Cando teñamos vista a mensaxe, perderá
a súa negriña e desaparecerá o 1 entre parénteses que se sitúa á
dereita do nome do cartafol que a contén.
Cada mensaxe nova
que recibamos sinalarase así na caixa de entrada, o cal nos
permitirá coñecer cando temos novos correos que precisan da nosa
atención.
É recomendable que
a caixa de entrada estea sempre baleira ou co menor número de
correos posibles. Para iso podemos eliminar a mensaxe unha vez lida
se non a precisamos con posterioridade ou movela a outro cartafol
específico.
Redactar: Escribir un correo novo de cero
Reenviar: Escribir un correo incluíndo na resposta un correo recibido anteriormente, coa particularidade de que a priori se está a mandar a un destinatario distinto que que mandou a mensaxe orixinal.
Responder: Escribir un correo como resposta a unha persoa que nos enviou outro correo previamente, incluíndo normalmente o correo orixinal na resposta.
Resposta do
correo
Se queremos
responder a unha mensaxe de correo electrónico recibida, debemos
premer no botón coa figura do sobre e a frecha laranxa cara á
esquerda.
Se ademais de á
persoa remitente queremos que a resposta a reciban todas as persoas
destinatarias iniciais, premeremos entón no botón seguinte coa
dobre frecha amarela.
A diferenza do envío
dunha mensaxe nova, os campos Para e Asunto xa estarán
cubertos co enderezo da persoa que nos enviou inicialmente a mensaxe
e o asunto da mesma cun Re: diante que simboliza a resposta
desa mensaxe.
Tamén veremos o
contido da mensaxe orixinal para que poidamos eliminar partes e
responder entre liñas.
O botón coa frecha
azul cara á dereita permite reenviar a mensaxe actual a outros
enderezos. É útil se queremos enviar determinadas mensaxes a
terceiras persoas.
Á hora de redactar
ou responder correos electrónicos podemos seguir certas pautas que
melloren os nosos envíos:
• Revisa o
contido do correo antes de envialo. Moitas veces non somos
conscientes, pero unha relectura antes de premer o botón de envío
pode detectar erros de redacción ou contidos involuntarios.
• Distingue
entre Contestar e Contestar a todos. Dependendo do contido da mensaxe
ás veces deberemos contestar a todas as persoas destinatarias e
noutras ocasións só á persoa remitente orixinal. Evita enviar
mensaxes innecesarias. Tamén podes incluír todos as persoas
destinatarias adicionais que sexan necesarias.
• Evita
enviar ficheiros anexos de gran tamaño e coida os formatos. O correo
electrónico é unha ferramenta de comunicación lixeira, o envío de
documentos de gran tamaño pode causar problemas ás
persoas destinatarias, polo que debemos evitar estes envíos en favor
do uso de ferramentas web de compartición de ficheiros.
Tamén no caso de enviar documentos, temos que ter presente se as persoas destinatarias teñen facilidade para velos. Sobre todo cando falamos de formatos de ficheiros propietarios. Asegúrate de que a información que envíes poida ser consultada correctamente polas persoas destinatarias.
Tamén no caso de enviar documentos, temos que ter presente se as persoas destinatarias teñen facilidade para velos. Sobre todo cando falamos de formatos de ficheiros propietarios. Asegúrate de que a información que envíes poida ser consultada correctamente polas persoas destinatarias.
• Desconfía dos
correos electrónicos de destinatarios descoñecidos ou con mensaxes
estrañas. O correo lixo ou spam é un dos problemas
máis importantes que ten o correo electrónico, de feito é un dos
ocos de seguridade importante.
Tamén o que se
coñece como pishing ou suplantación de identidade é un
risco na xestión de correo xa que podemos estar proporcionando
información importante a persoas non desexadas pensando que a
mensaxe provén de quen non é.
Organización de
mensaxes
Os correos
electrónicos estrutúranse nos nosos clientes como os ficheiros nos
cartafoles do sistema operativo. Por ese motivo é importante manter
ordenados os correos que recibimos por se é preciso recuperar a
información dalgún deles no futuro.
O cliente de
correo electrónico recibe todas as mensaxes nunha caixa de entrada
principal. Por defecto, tamén acostuma presentar algún cartafol
máis como o de enviados, borradores ou lixo, pero tamén podemos
crear nós mesmos os nosos propios cartafoles para organizar as nosas
mensaxes.
Só temos que premer
co botón dereito nalgún dos cartafoles existentes para crear un
subcartafol novo co nome que desexemos. Unha vez creados os
cartafoles podemos arrastrar os correos a eles como se de ficheiros
normais se tratase para gardar o seu contido.
A selección e
organización dos cartafoles depende do tipo de correo que recibamos,
a importancia do mesmo, as persoas remitentes, etc. En contornas
empresariais podemos crear cartafoles por departamentos, por tarefas
de traballo ou proxectos, por persoas remitentes.
É recomendable
crear un número suficiente de cartafoles que nos permita ordenar o
noso correo sen ambigüidades, pero limitado, xa que hai que lembrar
que o cliente de correo inclúe un buscador interno que nos
facilitará a recuperación das mensaxes buscadas.
Outra forma de
organizar a información
Algúns sistemas de
correo electrónico como o de Google, GMail, utilizan un sistema de
etiquetado en lugar dos cartafoles tradicionais. A diferenza
fundamental é que unha mensaxe só pode estar contida nun cartafol
determinado pero pode ter tantas etiquetas como sexa necesario.
Deste xeito, podemos
establecer unha serie de criterios para a organización, que nos
permita localizar a información por diferentes vías.
Nun sistema de
clasificación por cartafoles podería ter un correo destinado ás
facturas e outro aos proxectos nos que traballamos. Teríamos que
escoller entón onde gardaríamos unha mensaxe cunha factura dun
determinado proxecto (probablemente en facturas).
Porén, cun sistema
de clasificación por etiquetas, podemos establecer que esa mensaxe
leve a etiqueta proxectos e facturas conxuntamente polo que podemos
localizala por calquera das dúas vías.
Evolution
incorpora un sistema de etiquetas de cores e obxectivos (Importante,
Traballo, Persoal, Tarefas pendentes, Máis tarde) pero podemos
engadir cantas queiramos para organizar o noso correo como nos pareza
máis apropiado.
Para imprimir unha
mensaxe é suficiente con premer na icona da impresora.
Debemos ter en conta
a estrutura da mensaxe para prever como será a impresión final.
Debemos lembrar
ademais que na maior parte das ocasións as mensaxes de correo
electrónico teñen unha finalidade informativa puntual e efémera
polo que debemos evitar imprimir todas as mensaxes recibidas e
seleccionar aquelas que realmente conteñan información que é
necesario manter en papel.
Libreta de
enderezos
O apartado Contactos dun cliente de correo electrónico permite gardar unha axenda cos
enderezos das persoas coas que nos comunicamos con frecuencia.
Ademais permite engadir datos adicionais como teléfonos, enderezos
postais.
Para crear un novo
contacto simplemente debemos premer no botón correspondente e cubrir os campos cos datos básicos como nome e enderezo
de correo electrónico.
Unha das
características máis útiles dos Contactos do correo electrónico é
a posibilidade de establecer datos separados segundo sexan persoais
ou profesionais. Manter unha boa estrutura de contactos é
fundamental en contornas profesionais polo que debemos gardar
especial atención á
organización dos
nosos contactos empresariais.
Ollo cos envíos
masivos
Á hora de enviar
mensaxes de correo electrónico masivos de carácter comercial, como
por exemplos os envíos publicitarios, debemos ter en conta varios
aspectos importantes da Lei orgánica de protección de datos (LOPD)
para non incorrer nun delito.
En calquera caso, á
hora de enviar este tipo de comunicacións debemos prestar especial
atención a que os enderezos vaian en copia oculta e os destinatarios
non poidan ver outros enderezos das outras persoas.
Filtrado de
mensaxes
Unha das
funcionalidades máis importantes para a mellora da xestión do noso
correo electrónico é a posibilidade de creación de filtros
e regras. Os filtros son condicións que deben cumprir as
mensaxes de correo electrónico recibidas para que sexan redirixidas
a cartafoles específicos.
Así, por exemplo,
podemos crear un cartafol para un remitente específico e facer que
todas as mensaxes desa persoa se almacenen automáticamente nese
cartafol. Unha boa selección de filtros pode axudarnos a ter o noso
correo electrónico ben organizado.
Para crear un
filtro, debemos escoller Filtros de mensaxes no menú Editar.
Se o facemos dende Gmail, temos que abrir "Axustes" ("Ver tódolos axustes")
a continuación escollemos a lapela "Filtros" e na parte inferior da xanela a opción "Crear un filtro"
Obteremos unha nova
xanela na que seleccionaremos se estamos creando un filtro para o
correo entrante ou saínte e premeremos en engadir.
Na nova xanela
deberemos establecer un nome para o filtro e cales serán as
condicións que se aplicarán cando se execute.
Os filtros actúan en dous pasos, primeiro buscan mensaxes que cumpran determinados criterios (como por exemplo que o remitente conteña determinadas palabras) e logo actúa sobre elas modificando o seu comportamento (como por exemplo movelas a un determinado cartafol).
Os filtros actúan en dous pasos, primeiro buscan mensaxes que cumpran determinados criterios (como por exemplo que o remitente conteña determinadas palabras) e logo actúa sobre elas modificando o seu comportamento (como por exemplo movelas a un determinado cartafol).
Podemos crear tantos
filtros como queiramos, pero debemos observar que estes se aplican de
xeito secuencial segundo se estableza na súa ordenación.
Por exemplo, para eliminar automáticamente tódolas mensaxes que recibamos dunha determinada conta de correo electrónico, creamos o seguinte filtro:
Por exemplo, para eliminar automáticamente tódolas mensaxes que recibamos dunha determinada conta de correo electrónico, creamos o seguinte filtro:
Pulsamos en "Crear filtro"
para crear o filtro, pulsamos en "Crear filtro"
O correo lixo
(spam)
Os clientes de
correo acostuman incluír un detector de correo lixo que actúa como
se fose
un filtro, marcando
as mensaxes sospeitosas e enviándoas ao cartafol de Correo lixo.
Lamentablemente non
existen fórmulas infalibles polo que sempre debemos revisar o
cartafol de correo lixo por se se enviou algún correo que realmente
non fose non desexado.
Estes sistemas de
correo lixo analizan as mensaxes baseándose en criterios
establecidos e aprendendo en tempo real, porén nós mesmos podemos
sinalar as mensaxes non desexadas para amosarlle que tipo de
información consideramos non desexada. Só temos que premer co botón
dereito e sinalar Marcar como correo lixo
Complementos para Gmail
extensións Chrome
Comentarios
Publicar un comentario